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Grundlagen der Sammlungsdokumentation

Warum ist die Sammlungsdokumentation so wichtig?

Die Dokumentation der Sammlungsbestände ist eine Kernaufgabe des Museums:

  • Angaben von Objektnamen, Material, Maßen, Gewicht und Erhaltungszustand sind wesentliche Voraussetzungen dafür, ein Objekt sachgerecht aufzubewahren.
  • Die Inventarisierung gibt Auskunft über Umfang und Zustand der Bestände, sie sind zugänglich und abfragbar.
  • Eine Dokumentation ist Voraussetzung für die Erschließung des Potenzials (Nutzungshorizont).
  • Angaben von Inventarnummer und Standort sind notwendig, um ein Objekt leichter identifizieren, auffinden und wissenschaftlich bearbeitet ausstellen zu können.
  • Unterlagen über Herkunft und Erwerb sollten immer Teil der Dokumentation sein (Provenienz).
  • Forschung: Informationen und Forschungsergebnisse werden zusammengestellt.

Was gehört zum Aufgabenbereich der Sammlungsdokumentation?

  • Sammlungskonzept
  • Dokumentationsrichtlinien
  • Digitalisierungsstrategie
  • Inventarisierung:
    - Inventarbuch (Ausdruck Datenbank)
    - Inventarnummer
    - Digitalisierung des Objektbestandes 
    - Grundinventar/Kurzinventar bzw. Erstellung des wissenschaftlichen Inventars
      (inkl. Schreibanweisung)

Bestandserhaltung

Standards und Regelwerke

Standards und Regelwerken sind elementar in der Dokumentation. Neben dem Aspekt des nachhaltigen Informationsmanagements, bilden sie die wesentlichen Arbeitsprozesse ab und dienen als Grundlage der Planung von Abläufen, Zuständigkeiten, Definition von Leistungszielen, dem Qualitätsmanagement und dienen der Begründung des Bedarfs von Ressourcen.

Normvokabular und Thesauri

Großer Vorteil der EDV-gestützen Inventarisierung ist die Möglichkeit der Verwendung von normiertem Vokabular durch die Hinterlegung von Theasuari und Wort-Listen. Die Objekte sind so nicht nur leicht recherchierbar, sondern auch homogen erfasst. Für viele Fachbereiche liegen spezifische Thesauri vor. Neben den großen Thesauri wie dem Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Ghetty Research Instituts, ICONCLASS oder Nomisa aus der Numismatik gibt es auch zahlreiche spezifische Museumsvokabulare, die von Fachgruppen und Arbeitskreisen erarbeitet wurden. Diese sind frei zugänglich und können heruntergeladen oder direkt innerhalb der eigenen Datenbank verwendet werden.

Die Objektbezeichnungsdatei (OBG) ist hier beispielsweise eine hierarchisierte Sammlung von Objektbezeichnungen für kulturhistorische Museen. Die OBG ist in der Inventarsierungssoftware VINO standardmäßig hinterlegt und wird automatisch aktualisiert.

Einzelne Typologien für Gefäße und Formen, Möbel und Kopfbedeckungen sowie zu Werkzeugen sind in unserer Schriftenreihe "MuseumsBausteine" publiziert. Auch bei der Erfassung von archäologischen Sammlungsbeständen bieten wir Unterstützung: Die Schriftenreihe "Bestimmungsbuch Archäologie", die gemeinsam mit der Arbeitsgemeinschaft Archäologiethesaurus entsteht, befasst sich mit kontrolliertem Vokabular.

Provenienzforschung

Provenienzangaben sind Teil der Objektinventarisierung und sollten standardisiert erfolgen. Die Abfolge der Besitzer und Besitzwechsel erfolgt dabei chronologisch und beginnt im Regelfall mit dem Urheber des Objekts und endet mit dem aktuellen Besitzer. Vertiefte Informationen, z. B. zum Umgang mit Provenienzlücken oder normiertem Vokabular, bieten folgende Leitfäden sowie unser Themenportal Provenienzforschung.

Zusatzinformationen

Ansprechpartner

Sybille Greisinger M.A.
+49 89 21014038

Online-Sprechstunde

Themenbereich: Inventarisierung
Beratung nach Absprache auch per Videokonferenz (Webex) möglich