Themenportal Inventarisierung

• Grundlagen der Sammlungsdokumentation
• Inventarisierungssoftware
• Digitalisierung des Objektbestandes
• Online-Sammlung und Kulturportale

Die Landesstelle unterstützt insbesondere während der Corona-Krise Inventarisierungsprojekte in den nichtstaatlichen Museen in Bayern.

Selbstverständlich werden alle bereits laufenden Projekte in bewährter Weise fachlich begleitet und betreut. Da aber Beratungsgespräche sowie Schulungen (VINO) aktuell nicht in gewohnter Form durchgeführt werden können, setzen wir verstärkt auf digitale Formate. Neben möglichen Telefon- oder Videokonferenzen (Zoom, Skype), die in Absprache mit der zuständigen Referentin stattfinden können, werden auch regelmäßige Online-Sprechstunden sowie Schulungen im Rahmen der MuseumsPraxis digital angeboten.

Gerade in Zeiten des Rückzugs spielen digitale Instrumente, die eine Kommunikation mit den Museumsbesucher*innen ermöglichen, eine noch bedeutendere Rolle. Voraussetzung für die Zugänglichkeit und eigene Sichtbarkeit im digitalen Raum sind aber eine systematische Erfassung sowie die Möglichkeit, Objektdaten bereitzustellen. Die Dokumentation der Sammlungsbestände zählt dabei zu den Kernaufgaben des Museums, die auch dezentral im Homeoffice durchgeführt werden können. Nutzen Sie etwaige Leerlaufzeiten, um die Inventarisierung der eigenen Bestände neu oder systematischer anzugehen. Eine Datenbereinigung, das Erstellen der längst überfälligen Dokumentationsrichtlinie oder das Überarbeiten der Schreibanweisung sind Aufgaben, die nun vielleicht leichter von der Hand gehen – zumal Ziel auch eine eigene Online-Sammlung oder die Datenlieferung an ein Kulturportal sein können.

Wie gehe ich ein Inventarisierungsprojekt Schritt für Schritt an? Was benötige ich an Hardware, Software, Know-how oder Ressourcen? Eine gute Vorbereitung und Planung ist entscheidend, denn die Inventarisierung beginnt vielleicht zunächst als Projekt – jetzt, da Kapazitäten durch den Wegfall des Besucherverkehrs frei werden –, aber sie wird die Museumsarbeit fortan stetig begleiten und bedarf eines akribischen sowie systematischen Arbeitens.

• Inventarisation als Grundlage der Museumsarbeit, MuseumBausteine Bd. 13 (Landesstelle)
• Zum Umgang mit Museumsobjekten, LVR-Museumsheft Nr. 3 (LVR)
• Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten (Deutscher Museumsbund)

Wer sich vertieft mit den Grundlagen der Sammlungsdokumentation und ihren Satellitenthemen auseinandersetzen möchte, findet hier eine Sammlung, die fortlaufend erweitert wird.

Das Inventar sollte mittels Sammlungsmanagement-Software erfasst werden. Gängige Programme, wie beispielsweise MuseumPlus, digiCult, Axiell Collection, Daphne, museum digital oder CollectiveAccess Professional, ermöglichen hier mitunter neben der reinen Inventarisierung auch die Abwicklung des Leihverkehrs, der Ausstellungsplanung, das Adressmangement sowie das Publizieren des Inventars als Online-Sammlung. Die Wahl der Software orientiert sich am tatsächlichen Bedarf im Museum und den vorhandenen Ressourcen. 
Ansprechpartner für Archive (ohne Museumsanschluss) ist das Bayerische Hauptstaatsarchiv, das beratend zur Seite steht.

VINO, die browserbasierte Inventarisierungssoftware, ist gerade auch für kleinere, ehrenamtlich betreute Museen eine gute Möglichkeit, ihre Objekte wissenschaftlich adäquat zu erfassen. Sie wird von der Landesstelle kostenfrei bereit gestellt sowie geschult. 
Weitere Informationen zu VINO »

Um Teil der digitalen Welt zu sein, ist eine eigene Museumswebseite unerlässlich. Hier findet man nicht nur alle notwendigen Informationen für einen Museumsbesuch, sondern will auch Inspiration und Lust auf die Sammlung vor Ort bekommen. Gerade jetzt, nach der Schließung öffentlicher Einrichtungen, bleibt nur die digitale Präsenz, die sich von ihrer besten Seite zeigen sollte. Eine Online-Sammlung bzw. ein virtuelles Depot vermag auch die geleistete Arbeit der Dokumentation nach außen zu tragen und bietet Laien wie Forschern Einblicke in den Sammlungsbestand. Aber neben den technischen Voraussetzungen, die mittlerweile fast jede Inventarisierungssoftware bietet, sind hierfür auch eine gewisse Datenqualität sowie rechtliche Aspekte (Urheberrecht, Nutzungsrechte, Persönlichkeitsrechte) relevant.  

• Digitalisierte Sammlungen online (Antje Schmidt), in: Das erweiterte Museum, MuseumsBausteine Bd. 19, S. 28–33, CC BY 4.0 (pdf, EPUB)

Eine interessante Alternative zur eigenen Online-Sammlung ist die Präsenz auf einem Kultur- oder Fachportal. Die Fachgruppe Dokumentation beim DMB gibt eine umfangreiche Auflistung aller relevanten Portale für den Museumsbereich. 
Das Bayerische Kulturportal bavarikon verspricht dabei neben einer besseren Reichweite für die Kultureinrichtungen auch eine Förderung des Digitalisierungsprojekts. Weitere Informationen stehen hier zum Download bereit.