Themenportal Inventarisierung

• Grundlagen der Sammlungsdokumentation
•      Aufgaben der Dokumentation
• Inventarisierungssoftware
• Digitalisierung des Objektbestandes
• Online-Sammlung und Kulturportale
• OpenDate/Open Access
• Rechtliche Aspekte der Digitalisierung
  

Die Landesstelle unterstützt während der Corona-Krise Inventarisierungsprojekte in den nichtstaatlichen Museen in Bayern in bewährter Weise.

Da aber Beratungsgespräche sowie Schulungen (VINO) aktuell nur bedingt in gewohnter Form durchgeführt werden können, setzen wir verstärkt auf digitale Formate. Neben möglichen Telefon- oder Videokonferenzen (Webex), die in Absprache mit der zuständigen Referentin stattfinden können, werden auch regelmäßige Online-Sprechstunden sowie Schulungen im Rahmen der MuseumsPraxis digital angeboten.

Gerade in Zeiten der Einschränkungen spielen digitale Instrumente, die eine Kommunikation mit den Museumsbesucher*innen ermöglichen, eine noch bedeutendere Rolle. Voraussetzung für die Zugänglichkeit und eigene Sichtbarkeit im digitalen Raum sind aber eine systematische Erfassung sowie die Möglichkeit, Objektdaten bereitzustellen. Die Dokumentation der Sammlungsbestände zählt dabei zu den Kernaufgaben des Museums, die auch dezentral im Homeoffice durchgeführt werden können. Nutzen Sie etwaige Leerlaufzeiten, um die Inventarisierung der eigenen Bestände neu oder systematischer anzugehen. Eine Datenbereinigung, das Erstellen der längst überfälligen Dokumentationsrichtlinie oder das Überarbeiten der Schreibanweisung sind Aufgaben, die nun vielleicht leichter von der Hand gehen – zumal Ziel auch eine eigene Online-Sammlung oder die Datenlieferung an ein Kulturportal sein können.

Wie gehe ich ein Inventarisierungsprojekt Schritt für Schritt an? Was benötige ich an Hardware, Software, Know-how oder Ressourcen? Eine gute Vorbereitung und Planung ist entscheidend, denn die Inventarisierung beginnt vielleicht zunächst als Projekt, wird aber die Museumsarbeit fortan stetig begleiten und bedarf eines akribischen sowie systematischen Arbeitens.

• Inventarisation als Grundlage der Museumsarbeit, MuseumBausteine Bd. 13 (Landesstelle)
• Zum Umgang mit Museumsobjekten, LVR-Museumsheft Nr. 3 (LVR)
• Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten (Deutscher Museumsbund)
• Leitfaden für digitales Sammlungsmanagement an Kunstmuseen (Deutsches Dokumentationszentrum für Kunstgeschichte - Bildarchiv Foto Marburg), CC BY-SA 4.0
• Inventar im Museum. Das A und O der Inventarisierung (Verband der Museen der Schweiz), inkl. Checkliste zur Erwerbung einer Inventar-Software

Wer sich vertieft mit den "Grundlagen der Sammlungsdokumentation" und ihren Satellitenthemen auseinandersetzen möchte, findet hier eine umfangreiche Sammlung an Themen, Literatur und Links, die fortlaufend erweitert wird. Weiterführende Infos zu den Aufgaben der Dokumentation »

Archive

Ansprechpartner für Archive (ohne Museumsanschluss) bzw. für die Archivpflege in Bayern, also die fachliche Beratung von kleineren kommunalen und anderen nichtstaatlichen Archiven in der Fläche, sind die Staatsarchive auf Regierungsbezirksebene. Das jeweilige Staatsarchiv sollte immer der erste Ansprechpartner sein. Eine Übersicht ist auf der Website des Bayerischen Hauptstaatsarchivs zu finden. Museen mit Archivbestand, können sich dort ebenfalls Fachinformationen zum Thema Bestanderhaltung oder Notfallplanung herunterladen.

Das Inventar sollte mittels Sammlungsmanagement-Software erfasst werden. Gängige Programme, wie beispielsweise MuseumPlus, VINO, digiCult, Axiell Collection, Daphne, museum digital oder CollectiveAccess Professional, ermöglichen hier mitunter neben der reinen Inventarisierung auch die Abwicklung des Leihverkehrs, der Ausstellungsplanung, das Adressmangement sowie das Publizieren des Inventars als Online-Sammlung. Die Wahl der Software orientiert sich am tatsächlichen Bedarf im Museum und den vorhandenen Ressourcen.

Mit der Einführung eines neuen Datenbanksystems sollte aber immer eine sogenannte "Exit-Strategie" mitgedacht werden, die den Langzeiterhalt von Erschließungsdaten durch eine Technologiebeobachtung, die den Wandel von Hard- und Software sowie der Datenaustauschstandards berücksichtigt, sichert.

VINO, eine browserbasierte Inventarisierungssoftware, ist beispielsweise gerade für kleinere, ehrenamtlich betreute Museen eine gute Möglichkeit, ihre Objekte wissenschaftlich adäquat zu erfassen. Sie wird von der Landesstelle kostenfrei bereitgestellt sowie geschult. 

Weitere Informationen zu VINO »

Um Teil der digitalen Welt zu sein, ist eine eigene Museumswebseite unerlässlich. Hier findet man nicht nur alle notwendigen Informationen für einen Museumsbesuch, sondern will auch Inspiration und Lust auf die Sammlung vor Ort bekommen. Eine Online-Sammlung bzw. ein virtuelles Depot vermag auch die geleistete Arbeit der Dokumentation nach außen zu tragen und bietet Laien wie Forschern Einblicke in den Sammlungsbestand. Aber neben den technischen Voraussetzungen, die mittlerweile fast jede Inventarisierungssoftware bietet, sind hierfür auch eine gewisse Datenqualität sowie rechtliche Aspekte (Urheberrecht, Nutzungsrechte, Persönlichkeitsrechte) relevant.  

• Digitalisierte Sammlungen online (Antje Schmidt), in: Das erweiterte Museum, MuseumsBausteine Bd. 19, S. 28–33, CC BY 4.0 (pdf, EPUB)

Eine interessante Alternative zur eigenen Online-Sammlung ist die Präsenz auf einem Kultur- oder Fachportal. Die Fachgruppe Dokumentation beim DMB gibt eine umfangreiche Auflistung aller relevanten Portale für den Museumsbereich.

Das Bayerische Kulturportal bavarikon verspricht dabei neben einer besseren Reichweite für die Kultureinrichtungen auch eine Förderung des Digitalisierungsprojekts.

Weitere Informationen zu bavarikon und seinen Fördermöglichkeiten » stehen zum Download bereit.